採用面接では、書類だけでは見えてこなかった人物像や志望動機、経歴などの詳細をヒアリングしていきます。
これらを洩れなく、効率的にヒアリングするためには事前の準備が必要です。また、最終的に採用・不採用を判断するための「採用基準」を明確にしておくことも大切です。
これらを当日までに準備しておくことで、面接及び採用段取りをスムーズに進めることが出来るようになります。
こちらの記事では、医院・クリニックの採用面接に必要となる書類についてご紹介します。
目次
１．面接者リスト
面接当日の段取りをスムーズにするため、「面接者リスト」を作成しておきます。
内容は、求職者の氏名、年齢、面接日時、希望職種、その他特記事項などです。
これらを面接当時までに一覧表として担当者に共有しておくことで、求職者が来た際に迷わず対応することが出来ます。
また、求職者が面談の時間通りに来られなかったり、といった不測の事態に対しても慌てずに対応することが出来ます。
２．事前アンケート
面接にきた応募者の方に、面接の前に記入してもらうアンケートです。
希望時間や時給、扶養範囲の希望などの条件といったものから、健康状態・喫煙の有無などといった情報まで、面接の前に書いてもらいます。アンケートを見ながら面接をすることで、お互いに話がしやすくなるメリットがあります。
３．面接評価表
面接評価表とは、求職者の評価したい項目を記載したものです。面接官による気分、または複数の面接官がいる場合でも、ヒアリング内容のばらつきを防ぐことが出来ます。
「面接評価表」テンプレート（ダウンロード）
具体的な質問項目としては、次のようなものが一般的です。
医院によって求職者の評価ポイントに違いがあると思いますので、適宜必要な質問項目を追加しておきましょう。
・ マナーや身だしなみ
・ 責任感
・ 前職での経験
・ 医院でやりたいこと
面接は思っている以上に体力を使う仕事です。
１日で10名以上の求職者と会話をして、限られた時間で採用有無の判断をしなければいけません。
１日の終わりに思い出しながら評価をするのは大変なので、記憶が鮮明なうちに都度、面接したひとの評価を記入しておきましょう。
面接したひとを一覧で評価できる「評価表」を準備しておくことで、ひととおりの面接を終えた際に、総合的に判断しやすくなります。
４．採用通知
採用したいと思う方に対して、次のステップである入職日のお知らせなどを記載した採用通知を送ります。
応募している方は、他のクリニックなどにも並行して応募している場合があります。すぐに採用通知を送れるように、あらかじめ準備しておきましょう。
「採用通知」には、下記の情報を記載しておくと求職者とのコミュニケーションを効率的に進めることができます。
・ 入職説明会の日程
・ 入社の日程
・ 勤務場所
・ 職種
５．不採用通知
不採用となった方でも、今後患者様となる可能性が十分にありますので、細心の配慮が必要です。
よく面接結果の通知として、「一週間以内にご連絡がなければ不採用と思って下さい」とお伝えするケースもありますが、あまり印象はよくありません。
そのため、不採用を伝える場合にも「不採用通知」として、正式なドキュメントをお送りするようにしましょう。
「不採用通知」には、応募して下さったことへのお礼とともに、残念ながら不採用であることをお伝えする文章を記載し、郵送で履歴書とともにご返送しましょう。
まとめ
医院・クリニックの採用面接に際して必要な準備について、ご理解いただけましたでしょうか？
記事でもお伝えしたとおり、一日で何人もの方の面接をするのは想像以上に大変な作業です。でも、クリニック開業の成功のためには、いい人材の採用は必要不可欠です。
面接をよりよいものにするためにも、ご紹介した５つの書類のぜひ作成、ご活用いただきたいと思います。
